Una receptionist AI per centri estetici, detta anche segretaria virtuale AI, risponde a chiamate e messaggi mentre sei in cabina e gestisce gli appuntamenti. Le proposte sul mercato sembrano simili, ma cambiano molto su tre punti: dove scrivono l’appuntamento, chi le configura e quanto costano davvero. Queste otto domande aiutano a capirlo in una demo.
Prima di tutto: tre tipi di soluzione
| Tipo | Come funziona | Quando ha senso | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|---|
| Assistente del marketplace | È incluso nella piattaforma su cui le clienti prenotano | Se gestisci già tutta l’agenda su quella piattaforma | Possibili commissioni sulle nuove clienti e legame con la piattaforma |
| Assistente del gestionale | È una funzione del software che usi per l’agenda | Se quel gestionale ti soddisfa, o se vuoi cambiarlo comunque | Per averlo devi usare quel gestionale |
| Receptionist AI indipendente | Si aggiunge al sistema che usi già | Se vuoi tenere la tua agenda e le tue clienti | Va verificato che si colleghi davvero al tuo sistema |
carem appartiene al terzo tipo. Sotto ogni domanda trovi anche la sua risposta.
1. Risponde al telefono, su WhatsApp o su entrambi?
Non tutti i servizi coprono entrambi i canali: alcuni rispondono solo alle chiamate, altri solo ai messaggi. Guarda da dove arrivano oggi le richieste del tuo centro, comprese quelle della sera e della domenica, e chiedi che il servizio copra quei canali lavorando sulla stessa agenda.
Con carem: telefono con voce naturale in italiano, e WhatsApp, con un unico agente.
2. Il numero di telefono resta il mio?
Le clienti conoscono il numero del centro. Chiedi se puoi tenerlo e come arrivano le chiamate all’assistente: di solito con un inoltro di chiamata dal tuo numero.
Con carem: il numero resta il tuo. In configurazione si imposta l’inoltro delle chiamate verso carem e si configura il numero WhatsApp.
3. Dove scrive l’appuntamento?
È la domanda più importante. Se l’assistente prenota su un’agenda diversa dalla tua, qualcuno deve ricopiare gli appuntamenti e prima o poi arriva una doppia prenotazione. Chiedi con quali sistemi si collega, se legge le disponibilità dalla tua agenda e se scrive direttamente l’appuntamento.
Con carem: prenota direttamente su Bookeo. Per gli altri sistemi la compatibilità si verifica prima dell’attivazione.
4. Conosce il mio listino?
Un centro estetico non ha tre servizi: ha decine di trattamenti, con varianti, extra e operatrici diverse. Porta in demo un caso vero, per esempio un trattamento con due varianti chiesto a un’operatrice precisa, e ascolta come viene gestito.
Con carem: cerca il trattamento nel tuo listino, fa scegliere tra le varianti, propone gli extra previsti e tiene conto dell’operatrice richiesta.
5. Chiede conferma prima di prenotare?
Un buon assistente riepiloga trattamento, giorno, ora e prezzo e prenota solo dopo un sì esplicito. Lo stesso deve valere per spostamenti e disdette.
Con carem: riepilogo con prezzo e conferma esplicita, sempre. Per una disdetta propone prima uno spostamento.
6. Quando passa la cliente a una persona?
Reclami, preventivi, servizi particolari e modifiche dell’ultimo minuto non vanno lasciati a un sistema automatico. Chiedi quali richieste vengono passate al personale e chi decide le regole.
Con carem: le regole si definiscono in configurazione. Per esempio passano al centro le modifiche a meno di due ore dall’appuntamento, il trucco sposa, i servizi a domicilio, i preventivi e i reclami.
7. Quanto costa davvero?
Chiedi il costo completo: attivazione, canone, minuti di conversazione o messaggi inclusi, costo di ciò che supera il pacchetto e, soprattutto, eventuali commissioni sulle prenotazioni. Chiedi anche se il contratto ha una durata minima.
Con carem: una configurazione iniziale e un abbonamento, senza commissioni sulle prenotazioni. L’importo si definisce dopo la demo.
8. Chi la configura, e come tratta i dati?
Alcuni servizi si configurano da soli caricando il listino; altri sono seguiti da un team. Con un listino lungo e regole particolari, una configurazione fatta da persone fa la differenza. Chiedi anche come si presenta l’assistente, perché chi chiama deve sapere che parla con un’AI, e come vengono trattati i dati delle clienti.
Con carem: la configura il team, in italiano, sul tuo listino e sulle tue regole. Alle nuove clienti carem chiede il consenso al trattamento dei dati prima di creare la scheda; ruoli e fornitori sono definiti nell’accordo sul trattamento.
Tre prove da fare in demo
- Una nuova cliente che la sera prenota un trattamento con due varianti.
- Una cliente che sposta un appuntamento già preso.
- Una richiesta che deve arrivare a te, per esempio un preventivo.
Se in tutti e tre i casi l’appuntamento finisce nella tua agenda e la richiesta giusta arriva alla persona giusta, il servizio fa per te. Per sentire come risponde carem avvia la prova vocale; per i dettagli leggi receptionist AI per centri estetici.
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